人材紹介業務を、複数のシステムとエクセルを併用しながら運用している会社は、今も一定数あるようです。求人管理・候補者管理・進捗管理をそれぞれ別のツールで行っているケースも少なくありません。
日々の業務が動いている以上、大きな問題として意識されることは少ないかもしれません。ですが、こうした人材紹介システムの運用方法には、じわじわと表面化していく「見えにくいリスク」が潜んでいる気がします。
情報の二重入力が引き起こす「入力漏れ」というヒューマンエラー
同じ情報を複数のツールにあちこち入力していると、どこかで入力漏れが起きやすくなります。
- エクセルには入力したが、ATSやCRMなど別のシステムには反映されていない
- 成約後にまとめて後追いで入力する
こうした運用が積み重なっていくと、「どのデータが正しい進捗を示しているのか」が、次第に誰にも分からなくなってしまうかもしれません。
また、データが複数箇所に分散していると、企業名や候補者名の名寄せ(同一のものを正しく1つに統合するデータ管理の作業)も、後回しになりがちです。名寄せが徹底されていないと、同じ候補者や企業に対して重複した対応が発生し、業務効率化の妨げにもなります。
経営層と現場でKPIの数字がズレていく
さらに厄介なのは、経営層が見ている数字と、現場が見ている数字が少しずつズレていくことです。
指標がズレたまま気づかずに進むと、
- 実際はKPIを達成しているにもかかわらず「未達」に見えてしまう
- あるいは、その逆が起きてしまう
といったことも起こり得るようです。
人材紹介業のKPI管理において数字が信頼できなくなると、意思決定そのものが遅れる原因にもなりかねません。
エージェント数・会社規模が大きくなるほど表面化しやすい
こうした状態は、エージェントの人数が増えるほど、また会社の規模が大きくなるほど、じわじわと表面化しやすくなる気がします。
「今のところ大きな問題は出ていない」という会社ほど、一度、社内のデータ管理体制に分散やズレがないか、確認してみる価値があるかもしれませんね。
人材紹介業界向けのシステムを長年提供してきた立場から見ていても、こうした運用の積み重ねが、後になって大きな差になっていくケースは少なくないように感じます。
Tamago-DBでは、こうしたリスクにどう向き合っているか
こうした「見えにくいリスク」に対して、Tamago-DBでは求人管理・候補者管理・進捗管理を1つのシステムに集約する形で運用できるようにしています。複数のツールを併用する必要がなくなるため、そもそも二重入力や入力漏れ、名寄せの手間が起きにくい構造になります。
また、エクセルで別途レポートを作成しているということは、裏を返せば「本当に見たい数字」がシステム側では見られていない可能性があります。Tamago-DBでは、レポートを自社で自由にカスタマイズして作成できるほか、それでも足りない場合は、貴社独自のレポートを弊社側でカスタマイズして作成することも可能です。経営層と現場が同じ数字を見られる状態を、無理なく作っていただけます。
「今のところ大きな問題は出ていない」という会社ほど、一度、Tamago-DBでどのような運用に変わるか、実際の画面を見ていただくのが一番早いかもしれません。ご興味があれば、お気軽にご相談ください。