最近、システム(ATS/CRM)の乗り換えを検討されている人材紹介会社の経営者の方から、こんなご相談をいただきました。
「候補者データベースには情報がしっかり登録されているはずなのに、検索すると欲しい人が出てこない」
人材紹介会社が保有する求職者データベースは、日々の営業活動やマッチングの土台になるものです。しかし、登録件数が増えるほど、逆に「情報はあるのに引き出せない」という課題が表面化しやすくなります。
検索でヒットしない候補者データベースが生むコスト
過去にアプローチした候補者や、条件に近い人材がデータベースの中に確かに存在するはずなのに、検索では引っかからない。結果として、コンサルタントは似たような候補者を一から探し直すことになります。
これをコンサルタントの人件費で考えると、決して小さくないコストです。しかも、探し直している間に、他の人材紹介会社が先にその候補者へアプローチしてしまうケースも珍しくありません。検索精度の低さは、単なる「使いにくさ」ではなく、見えないところで成約機会を取りこぼす原因になっています。
担当者の異動・退職で失われる候補者との文脈
もう一つ、よく伺うのが担当者が異動・退職した際の話です。
候補者の基本情報(氏名、経歴、希望条件など)は残っていても、
前回どのような理由で選考を辞退されたのか
本人が本当に重視している条件は何か
といった、やり取りの中で得られた文脈までは、きちんと記録・共有されていないことが多いようです。データそのものは存在していても、後任の担当者は結局、似たようなヒアリングを一からやり直すことになります。これは、候補者との信頼関係の再構築にも時間がかかるという意味で、二重のロスと言えます。
候補者データベースの価値は「登録件数」では測れない
こうした話を伺うたびに感じるのは、候補者データベース(求職者データベース)の価値は「何件登録されているか」ではなく、「必要なときに、必要な候補者と、その背景情報までをきちんと引き出せるかどうか」で決まるということです。
同じ情報量を保有していても、検索や情報の紐付けの設計次第で、見えている商機と、見えないまま失われている売上との間に大きな差が生まれます。
「検索の使いにくさ」ではなく経営課題として捉える
こうした話は現場からは「検索が使いにくい」というシステム上の問題として上がってくることが多いものです。
しかし実際には、
- 取りこぼした成約機会
- 担当者の退職・異動と同時に失われる候補者との関係性・文脈
という、売上と組織の継続性に直結するテーマでもあります。
だからこそ、候補者データベースの検索性や情報の引き出しやすさは、現場の使い勝手の問題としてだけでなく、経営としても目を向ける価値があるのではないでしょうか。
ATS/CRMを選定・乗り換えする際は、登録できる項目数や画面の見た目だけでなく、「入力した求職者データベースの情報を、必要なときに確実に引き出せる設計になっているか」という視点で比較することをおすすめします。
Tamago-DBでは、こうした課題にどう向き合っているか
こうした「情報はあるのに引き出せない」という課題に対して、Tamago-DBではブーリアン検索やタグ検索、そこからのさらなる絞り込み検索に対応しており、探している候補者を確実に見つけ出せる設計になっています。加えてAIマッチング機能も備えており、条件が完全に一致していなくても、近い人材を拾い上げることができます。
また、検索対象は求職者の基本情報だけにとどまりません。添付ファイル(職務経歴書など)やメモに書かれた内容まで横断的に検索できるため、担当者が過去にやり取りの中でメモに残した「選考辞退の理由」や「本人が重視していた条件」といった文脈も、後から検索一つで引き出すことができます。
担当者が異動・退職しても、こうした情報がデータベースの中にきちんと残り、検索できる状態になっていれば、後任者が一からヒアリングをやり直す必要はなくなります。候補者データベースの価値は登録件数ではなく、必要なときに必要な情報まで引き出せるかどうかで決まるという考え方を、検索機能そのもので支えている形です。
「検索が使いにくい」と感じている会社ほど、今のデータベースの何が課題になっているのか、一度お話を伺えればと思います。ご興味があれば、お気軽にご相談ください。